УТВЕРЖДАЮ
Председатель комитета
Ставропольского края
по делам архивов
Е.И.Долгова
«24» декабря 2010 года
План реализации Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае в 2011-2015 годах
План определяет цели и приоритетные задачи архивной службы Ставропольского края по реализации в 2011-2015 годах Стратегии развития архивного дела в Ставропольском крае до 2020 года (далее – Стратегия), целевые индикаторы, основной комплекс мероприятий и ожидаемые к концу 2015 года результаты.
План разработан комитетом Ставропольского края по делам архивов (далее – комитет) с учетом состояния развития архивного дела в Ставропольском крае, положений Бюджетного послания Президента Российской Федерации, Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, Стратегии социально-экономического развития Ставропольского края на период до 2020 года, Программой социально-экономического развития Ставропольского края на 2010-2015 годы, основных показателей деятельности Федерального архивного агентства, Закона Ставропольского края «О бюджете Ставропольского края на очередной финансовый год и плановый период».
Предварительные итоги деятельности архивной службы Ставропольского края в 2010 году свидетельствуют о выполнении запланированных показателей реализации Стратегии и достижении целевых индикаторов:
• социально значимые тематические базы данных пополнены на 46 346 (13,8 %) записей;
• в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации включены сведения о 8 885 (100%) фондах и 70 832 (3,6 %) ед. хр. документов, хранящихся в архивах;
• в сети Интернет созданы официальные сайты краевых государственных архивов;
• в электронную форму переведено 3 950 (0,2 %) ед. хр. архивных документов.
Наряду с этим продолжают сохраняться вопросы и проблемы, сдерживающие развитие архивного дела в Ставропольском крае. В частности, требуется:
• создание государственного архива документов по личному составу Ставропольского края для обеспечения централизованного хранения и использования документов ликвидированных организаций и предприятий;
• расширение площадей государственного архивного учреждения «Государственный архив Ставропольского края» (далее – ГАУ «ГАСК») в целях возобновления планового комплектования и повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края (архив признан некомплектующимся и прием документов от организаций – источников комплектования не осуществляется).
Для обеспечения дальнейшего развития архивного дела стратегическими целями архивной службы Ставропольского края в 2011-2015 годах являются:
- Обеспечение инновационного развития архивного дела.
- Повышение степени удовлетворенности граждан предоставляемыми услугами.
- Сохранение и пополнение документального наследия народов Ставропольского края.
Достижение данных целей планируется на основе решения задач:
1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры.
2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации.
2.2. Повышение качества предоставляемых услуг.
3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов.
3.2. Оптимизация комплектования архивов.
В этих целях в 2011-2015 годах архивная служба Ставропольского края продолжит проведение в приоритетном порядке мероприятий:
Задача 1.1. Формирование интегрированной архивной инфраструктуры:
1.1.1. Информационное наполнение автоматизированных баз данных о составе и содержании архивных документов.
Для обеспечения оперативного поиска наиболее востребованных ретроспективных сведений активизировать работу по наращиванию информационной полноты автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) и созданию социально значимых баз данных - пополнить информацией тематические базы данных на 60 % (к концу 2015 года объем автоматизированного НСА составит 534,1 тыс. записей).
В целях совершенствования государственного учета архивных документов путем сокращения поиска архивных сведений, внести в учетную базу данных «Архивный фонд» сведения о 100 % фондов (8,965 тыс. фондов) и 14 % документов (319,1 тыс. ед. хр.), хранящихся в архивах.
1.1.2. Техническое перевооружение архивов.
В рамках формирования интегрированной архивной инфраструктуры обеспечить реализацию дополнительных мероприятий по техническому перевооружению архивов, в том числе на основе применения ресурсосберегающих технологий, качественно изменяющих пути совершенствования отрасли.
Внедрить ведомственный и межведомственный электронный документооборот и отраслевое программное обеспечение (предоставляется Федеральным архивным агентством) для дальнейшей автоматизации процессов по ведущим направлениям архивной деятельности (описанию, учету и сохранности документов и др.), что позволит обеспечить целенаправленное проведение работ по формированию Электронного архива Ставропольского края.
Задача 2.1. Предоставление услуг в электронном виде и расширение доступа пользователей к архивной информации:
2.1.1. Перевод на электронные носители наиболее востребованных пользователями архивных документов.
Для расширения доступа к архивной информации в 2011-2015 годах активизировать работу по оцифровке особо ценных и наиболее востребованных архивных документов – перевести на электронные носители 1,5 % документов, хранящихся в архивах (33,6 тыс. ед. хр.).
Одновременно в 2014 году планируется возобновить страховое копирование и создание фонда пользования на особо ценные документы. Для этого необходимо приобрести, установить и осуществить наладку специального оборудования. К концу 2015 года планируется изготовить страховые копии 100 ед. хр. (в 2015 году объем страхового фонда составит 19,5 тыс. ед. хр.).
2.1.2. Предоставление пользователям архивной информации с использованием сети Интернет.
На основе применения современных информационных технологий на данном этапе реализации Стратегии осуществить комплекс мер по предоставлению гражданам наиболее востребованных услуг в электронном виде по этапам:
- до 01 июля 2012 года обеспечить возможность для заявителей представлять документы в электронном виде с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также официальных сайтов комитета и краевых государственных архивов;
- до 31 декабря 2012 года обеспечить возможность для заявителей осуществлять с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг мониторинг хода предоставления услуг.
Для повышения оперативности и удобства предоставления услуг в течение 2011-2012 годов оборудовать автоматизированные рабочие места в читальных залах краевых государственных архивов и приобрести соответствующее программное обеспечение для доступа пользователей к автоматизированным базам данных, цифровым копиям архивных документов, в том числе в режиме on-line.
Одновременно для расширения открытости деятельности комитета, а также архивной службы Ставропольского края своевременно актуализировать и пополнять информацию на сайтах комитета и краевых государственных архивов.
Задача 2.2. Повышение качества предоставляемых услуг:
2.2.1. Улучшение условий приема граждан и качества работы по предоставлению архивных сведений.
В целях повышения степени удовлетворенности потребителей в получении архивных сведений продолжить работу по обеспечению комфортных условий, для чего в течение 2011-2015 годов:
- модернизировать места приема граждан и их оборудование;
- улучшить организацию телефонного взаимодействия с получателями услуг;
- актуализировать сведения на информационных стендах, размещенных в помещениях для приема граждан;
- создать пункты подключения к сети Интернет;
- предоставить возможность работы пользователей с автоматизированными базами данных о составе и содержании документальных фондов, а также электронными образами архивных документов.
В результате принятых мер планируется увеличить количество положительных ответов на запросы не менее чем на 2% и сократить сроки исполнения запросов не менее чем на 7%.
Для совершенствования информационной деятельности архивов и оперативного реагирования на предложения пользователей продолжить изучение общественного мнения о качестве предоставляемых услуг. По итогам независимого опроса совместно с Центром социологических исследований Ставропольского государственного университета определить эффективность информационной деятельности архивов и при необходимости уточнить и откорректировать приоритетные направления работы архивной службы Ставропольского края в данной сфере.
Задача 3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов:
3.1.1. Приобретение помещений для архивов.
В 2011-2012 годах совместно с министерством имущественных отношений Ставропольского края и министерством финансов Ставропольского края осуществить комплекс мероприятий по созданию государственного архива документов по личному составу Ставропольского края, в том числе: приобрести помещения, оснастить их специальным оборудованием и создать нормативные условия хранения архивных документов.
Одновременно принять дополнительные меры по расширению площадей ГАУ «ГАСК».
3.1.2. Укрепление пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивов.
В соответствии с требованиями «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» обеспечить выполнение предписаний органов госпожнадзора, а также реализовать мероприятия по укреплению материально-технической базы архивов.
В указанный период планируется установка в краевых государственных архивах современных систем климатического контроля для поддержания в архивохранилищах оптимального температурно-влажностного режима, замена электропроводки и систем видеонаблюдения, а также модернизация системы пожаротушения и охранно-пожарной сигнализации в государственном архивном учреждении «Государственный архив новейшей истории Ставропольского края».
3.1.3. Улучшение физического состояния архивных документов.
В целях поддержания архивных фондов в должном физическом состоянии и исключения их утраты продолжить работу по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов обеспечить реставрацию и специальную обработку 11 % архивных документов, нуждающихся в улучшении физического состояния (в целом количество документов, прошедших специальную обработку, составит 138 тыс. ед. хр.).
Задача 3.2. Оптимизация комплектования архивов:
3.2.1. Работа с организациями – источниками комплектования.
Для повышения информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края предусматривается продолжение работы по уточнению списков организаций - источников комплектования архивов в соответствии с федеральным и краевым законодательством в области архивного дела.
Одновременно планируется принять дополнительные меры по развитию межведомственного взаимодействия, повышению качества методической и практической помощи организациям в ведении делопроизводства; подготовке и осуществлению приема из организаций документов, хранящихся в них сверх установленного срока.
В целях сохранения и предотвращения утраты документов в источниках комплектования повысить внимание осуществлению своевременного упорядочения документов (подготовить к передаче на хранение в архивы 19 511 ед. хр.), а также проведению проверки наличия дел.
Ресурсное обеспечение Плана реализации Стратегии базируется на совершенствовании организации финансирования, управления и кадрового потенциала архивной службы Ставропольского края.
При этом финансирование архивов предусматривается в соответствии с объемами и качеством предоставляемых услуг. По предварительным расчетам на достижение указанных целей и задач в 2011-2015 годах потребуется 250 млн. руб., в том числе целевое финансирование в размере 100,8 млн. руб. Кроме того, для приобретения архивного здания необходимо не менее 82 млн. руб.
В ходе выполнения Плана обеспечить высокий уровень исполнения бюджета, целевое и рациональное расходование средств, а также экономное и эффективное использование финансовых и материальных ресурсов.
В рамках развития системы управления потребуется совершенствование нормативно-правовой базы деятельности архивов, осуществление единой инновационной политики и реализация мер социальной поддержки архивных работников.
Для повышения кадрового потенциала архивной службы в 2011- 2015 годах повысится внимание внедрению новых кадровых технологий, обновлению кадрового резерва; переподготовке, обучению и повышению квалификации специалистов, изучению и использованию передового опыта архивов Российской Федерации по ведущим направлениям деятельности.
В целом, осуществление в 2011-2015 годах указанного комплекса мероприятий по реализации Стратегии (при условии их своевременного и полного финансирования) позволит обеспечить инновационное развитие архивного дела в Ставропольском крае, модернизацию материально-технической базы и техническое перевооружение архивов, совершенствование системы государственного управления в области архивного дела на территории Ставропольского края и внедрение современных технологических процессов предоставления ретроспективной информации, гарантирующей реализацию конституционных прав граждан.
